5 consejos útiles para escribir Business Emails en inglés

A menudo escribir un email resulta más sencillo que explicar algo por teléfono ya que no te has de preocupar por la pronunciación y puedes tomarte todo el tiempo necesario para asegurarte de que lo que has escrito es correcto. Aún así, hay algunas reglas a la hora de escribir emails que no debes olvidar si quieres causar una buena impresión.

1. Asegúrate de que conoces los términos: En los emails se tiende a utilizar abreviaturas, muchas de ellas sólo se usan en internet y si las desconoces, puede que tu email pidiendo un aumento de sueldo a tu jefe, ¡acabe siendo recibido por todos los empleados!

"Reply to all" significa que tu email será enviado a todos los que como tú, recibieron el mensaje original. En el encabezamiento, tienes la posibilidad de "cc" (carbon copy) tu email, es decir de enviar una copia de dicho a email a las personas que indiques; la sección "bcc" te permite enviar copias de forma discreta, sin que todos los que la reciben sepan a quién más la has enviado – la "b" significa "blind" (escondido).

Si alguien te pide que "forward" un email, lo que quieren es que les envíes una copia del email utilizando la función forward, abreviada "fw."

2. Utiliza la forma de saludo adecuada: Cuando envías un email a un amigo, "Hey" es suficiente, pero si se trata de un cliente o de un socio necesitas algo más formal. Actualmente, se utilizan cada vez menos encabezamientos como "Dear Sir" y se tiende a usar "Dear Mr. / Ms." seguido del apellido de la persona a quien nos dirijimos. Si existe ya un contacto previo o frecuente, se puede utilizar el nombre de pila en lugar del apellido, "Dear John".

3. Sé breve, claro/a y conciso/a: A pesar de que el uso de estructuras complejas denota una buena formación académica y dominio del idioma, es mejor que escribas tus emails de forma clara y bien estructurada, empleando un lenguaje sencillo. En el primer párrafo deberías anunciar el propósito de tu email y si es necesario exponer varios puntos, lo aconsejable es empezar los siguientes párrafos con expresiones como "first, second, next, and finally" que indican al lector la introducción de un nuevo punto o tema. No es necesario que des todos los detalles en tu email; puedes finalizar el email con una frase como "If you have any other questions please feel free to contact me," lo que invita al lector a ponerse en contacto contigo para obtener más información.

4. Muestra siempre tus buenos modales y tu tacto: A pesar de que lo más importante a la hora de escribir un email es ser claro, especialmente si pedimos algo ya sea un descuento o un entrevista para un empleo, es aconsejable no utilizar "I want", ya que suena demasiado brusco. "I would like" es más educado y "I am interested in" sería la forma más adecuada si se quiere hacer una propuesta inicial o se están explorando las posibilidades.

5. El final también es importante: "I am looking forward to your reply," "Thank you," o "Sincerely" son expresiones adecuadas para concluir un email.